Regulamento Interno e dos Serviços Gerais (RISG) - R-1/Título VII - Das Publicações, da Correspondência Militar, dos Protocolos e dos Arquivos

by Exército Brasileiro

CAPÍTULO I - DAS PUBLICAÇÕES

Art. 349.

Os exemplares de regulamentos, manuais de instrução e outras publicações do Exército, distribuídos à unidade, não podem, sob pretexto algum, constituir propriedade pessoal.

§ 1o Os exemplares dos documentos referidos no presente artigo são mantidos em dia pelos responsáveis, que devem introduzir as sucessivas alterações, à medida que forem publicadas oficialmente.

§ 2o Os oficiais, subtenentes e sargentos devem possuir os regulamentos e manuais ostensivos de sua Arma, Quadro, ou Serviço e, obrigatoriamente, os que dizem respeito às suas frações, a fim de se manterem a par de todas as disposições regulamentares gerais e, especialmente, das que interessem diretamente ao exercício de seu cargo e suas funções.

Art. 350.

Exemplares de regulamentos, manuais de instrução e outras publicações revogados, desde que perfeitamente identificados, podem ser mantidos na biblioteca da OM para efeito de consulta e pesquisa.

Art. 351.

As publicações de caráter sigiloso, distribuídas à unidade e não redistribuídas às repartições, ficam sob a responsabilidade pessoal do respectivo Cmt U e são relacionadas e guardadas em arquivo especial, de acordo com as normas em vigor.

§ 1o Os documentos sigilosos que forem redistribuídos às repartições da unidade ficam sob a responsabilidade do respectivo chefe, mantidos em arquivo especial, sob controle do S2.

§ 2o Sempre que ocorrer substituição do detentor das publicações sigilosas em carga, procede-se de acordo com a legislação e as instruções em vigor.

§ 3o O mesmo procedimento estabelecido no § 2o deste artigo é observado nos casos de transferência ou recolhimento dos documentos em apreço.

Art. 352.

As publicações e outros documentos de caráter sigiloso são descarregados, desrelacionados ou eliminados de acordo com a legislação e as instruções especiais vigentes.

CAPÍTULO II - DA CORRESPONDÊNCIA MILITAR

Art. 353.

A correspondência oficial militar em uso no Exército é regulada por instruções específicas baixadas pelo Comandante do Exército.

Parágrafo único. Na correspondência militar empregam-se as abreviaturas conforme prescrevem os Manuais C 21-30 e MD33-M-02, e outras instruções específicas.

Art. 354.

A correspondência oficial do Exército tem a seguinte classificação:

I - quanto ao trânsito:

a) interna; ou

b) externa;

II) quanto à natureza:

a) sigilosa; ou

b) ostensiva;

III) quanto à tramitação:

a) normal;

b) urgente; ou

c) urgentíssima.

Art. 355.

A correspondência sigilosa é aquela que trata dos assuntos que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito e, portanto, requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgação, identificação, expedição, recebimento, registro, manuseio, custódia, arquivo e eliminação, conforme a legislação em vigor e outras instruções e normas baixadas pelo Comandante do Exército.

Art. 356.

A correspondência ostensiva é aquela cujo conhecimento por outras pessoas além do(s) destinatário(s) não prejudica o sigilo, a administração militar, ou a Defesa Nacional, não sendo, entretanto, permitida sua publicação além da imprensa oficial, salvo quando autorizada pelo Comandante do Exército ou por autoridade delegada.

Art. 357.

Nenhum documento é encaminhado por uma autoridade:

I - sem que esta o instrua convenientemente, de acordo com as leis e os regulamentos em vigor, fundamentando francamente seu posicionamento, a menos que o documento, por seu tipo, não o comporte, ou se trate de conduta de superior, ou ainda não caiba parecer ou informação;

II - sem estar redigido em termos convenientes;

III - quando não forem respeitados os princípios da subordinação hierárquica e as normas regulamentares; e

IV - quando não houver amparo legal.

CAPÍTULO III - DOS PROTOCOLOS E DOS ARQUIVOS

Art. 358.

Os documentos sigilosos, ostensivos externos e ostensivos internos são protocolados pelo S2, pelo ajudante-secretário e pelo S1, respectivamente.

§ 1o A saída dos documentos é dada com o número que tiverem tomado na dependência respectiva ou com numeração centralizada pela OM.

§ 2o Os documentos que retornarem conservam o número primitivo do protocolo.

Art. 359.

Os documentos, inclusive os BI, são numerados de 1o de janeiro a 31 de dezembro de cada ano, seguindo a ordem crescente dos números naturais.

Parágrafo único. Os documentos sigilosos recebem numeração distinta.

Art. 360.

As cópias de todos os documentos expedidos pela unidade e os originais dos BI devem ser arquivados, sendo periodicamente encadernados ou brochados.

§ 1o Aplicam-se às SU e dependências internas as prescrições deste artigo.

§ 2o Os documentos, conforme seu tipo, formam, obrigatoriamente, coleções distintas.

§ 3o Os documentos arquivados são conservados em armários ou gavetas adequadas, sob guarda e responsabilidade dos respectivos detentores.

Art. 361.

Nenhum documento que tramite pela unidade pode ser reproduzido sem o conhecimento do militar detentor.

Parágrafo único. Conforme o teor do documento, deve-se buscar sempre a emissão de cópias autenticadas ou autênticas, emitidas conforme disposto no inciso V do art. 24 deste Regulamento.

Art. 362.

Os documentos de qualquer procedência que não devam ser encaminhados, depois de solucionados, são arquivados.

Art. 363.

O arquivista não pode ser desviado de suas funções, tendo um ou dois auxiliares em condições de substituí-lo nos seus impedimentos eventuais.